管理实录

待办事项的两分钟原则(Two-Minute Rule)

不论是工作上或生活上,我们都经常需要同时处理许多项事务。如果要妥善管理,除了排定优先级之外,也可以考虑使用“两分钟原则”(two-minute rule)。

 

“两分钟原则”是美国作家戴维·艾伦在其书《Getting Things Done:尽管去做》中提出:“只要是能在两分钟之内完成的事务,都应该马上进行。

 

立言翻译社的同事有时需要同时进行多个翻译项目与公司发展项目(注 1),而在项目管理时会有许多待办事项(注 2),这时我们就会运用“两分钟原则”。在实际运用后,我们认为“两分钟原则”有许多好处:

 

1.       立即执行,不会遗漏

2.       让相关的人放心、无须追踪

3.       节省记录待办事项的时间

4.       缩短待办清单,降低管理成本

5.       无须思考优先级,可节省脑力

6.       避免拖延,更有生产力

7.       基于以上好处,能够更加放松,并专注在其他事务

 

以下针对几种状况说明:

 

 1.       如果我们不论事情能多快完成(是否可以在两分钟内完成),一律都先记到待办清单的话,那 么不但得花时间记录,还会使得待办清单越来越长,让我们下次去检查清单时,还得再次思考优先级,来决定要先进行哪些事务。此外,我们也可能在检查清单之 前,就有人告诉我们某事务的完成期限已经过了。

 

 2.       我们的事务多半不会只涉及自己,有时是其他人交办的,有时是完成与否会对其他人有各种影响,所以先进行能在两分钟内完成的事务,也能让相关的人马上放心,让他们不用再花心思去追踪该事务的进度。

 

 3.       “记录”待办事项的“记录”也是一种事务。虽然“记录”不代表需要立即执行,但是“记录”这件事情如果没有马上花个不到两分钟进行,那么就会没有可以追踪的“记录”,所以很容易因为遗忘、被其他事情打断等等因素,而使得本来该记录的事务消 失在脑海中,或者是忘记在期限内进行。

 

 4.       以上的例子都跟遗忘、超过期限有关,如果一个工作者在管理自己事务时战战兢兢、戒慎恐惧,那么运用“两分钟原则”便可以让自己更放松,也因此可以更专注在其他事务上。

 

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立言翻译社的同事有很多时间管理的方法,而我们认为“两分钟原则”非常容易落实到工作上与生活上,而且所带来的好处不但立即可见,也非常显著。

注 1:关于立言翻译社该职务的说明可参考“立言翻译公司文化:鼓励沟通与多元职务”:http://www.liitrans.com/culture

 

注 2:立言翻译社的同事在决定待办事项时,还会依照 Priority Matrix(优先级矩阵)先判断事务是否重要、是否紧急,以决定某事务是否需进行,以及进行的优先级。可参考以下连结:https://en.wikipedia.org/wiki/Priority_Matrix