Management Record

待辦事項的兩分鐘原則

不論是工作上或生活上,我們都經常需要同時處理許多項事務。如果要妥善管理,除了排定優先順序之外,也可以考慮使用「兩分鐘原則」(two-minute rule)。

 「兩分鐘原則」由 David Allen 在 Getting Things Done 一書中所提出:「只要是能在兩分鐘之內完成的事務,都應該馬上進行。」

立言翻譯社的同事有時需要同時進行多個翻譯專案與公司發展專案(註 1),而在專案管理時會有許多待辦事項(註 2),這時我們就會運用「兩分鐘原則」。在實際運用後,我們認為「兩分鐘原則」有許多好處:

 

1. 立即執行,不會遺漏

2. 讓相關的人放心、無須追蹤

3. 節省記錄待辦事項的時間

4. 縮短待辦清單,降低管理成本

5. 無須思考優先順序,可節省腦力

6. 避免拖延,更有生產力

7. 基於以上好處,能夠更加放鬆,並專注在其他事務

 

待辦事項的兩分鐘原則

以下針對幾種狀況說明:

1. 如果我們不論事情能多快完成(是否可以在兩分鐘內完成),一律都先記到待辦清單的話,那麼不但得花時間記錄,還會使得待辦清單越來越長,讓我們下次去檢查清單時,還得再次思考優先順序,來決定要先進行哪些事務。此外,我們也可能在檢查清單之 前,就有人告訴我們某事務的完成期限已經過了。

2. 我們的事務多半不會只涉及自己,有時是其他人交辦的,有時是完成與否會對其他人有各種影響,所以先進行能在兩分鐘內完成的事務,也能讓相關的人馬上放心,讓他們不用再花心思去追蹤該事務的進度。

3. 「記錄」待辦事項的「記錄」也是一種事務。雖然「記錄」不代表需要立即執行,但是「記 錄」這件事情如果沒有馬上花個不到兩分鐘進行,那麼就會沒有可以追蹤的「紀錄」,所以很容易因為遺忘、被其他事情打斷等等因素,而使得本來該記錄的事務消 失在腦海中,或者是忘記在期限內進行。

4. 以上的例子都跟遺忘、超過期限有關,如果一個工作者在管理自己事務時戰戰兢兢、戒慎恐懼,那麼運用「兩分鐘原則」便可以讓自己更放鬆,也因此可以更專注在其他事務上。

立言翻譯社的同事有很多時間管理的方法,而我們認為「兩分鐘原則」非常容易落實到工作上與生活上,而且所帶來的好處不但立即可見,也非常顯著。

 

註 1:關於立言翻譯社該職務的說明可參考「立言翻譯公司文化:鼓勵溝通與多元職務」。

註 2:立言翻譯社的同事在決定待辦事項時,還會依照 Priority Matrix(優先順序矩陣)先判斷事務是否重要、是否緊急,以決定某事務是否需進行,以及進行的優先順序。